Екатерина Кирилова «Цель—обучить госслужащих области методам проектного управления»

В преддверии Нового года специалисты образовательного автономного учреждения «Институт региональной кадровой политики» (ОАУ «ИРКП») провели в Новом Осколе семинар на тему «Бережливое управление: базовые знания». Овладеть современными методами и инструментами бережливого управления в процессе обучения смогли около шестидесяти госслужащих и муниципальных работников городского округа. С заместителем директора ОАУ «ИРКП» — руководителем академии проектного управления Екатериной Кириловой встретился и побеседовал наш корреспондент.

— Екатерина Андреевна, рады приветствовать вас на гостеприимной новооскольской земле. Расскажите, пожалуйста, нашим читателям о том, что такое «бережливое управление» и как оно способствует повышению эффективности труда госслужащих и муниципальных работников?

— Академия проектного управления в структуре ИРКП существует с 2016 года. Наша цель — обучить госслужащих методам проектного управления. Начали с Белгорода, потом стали выезжать в районы, делиться накопленным опытом. В конце 2017 года к нам пришло «бережливое управление» — новая концепция. Оно включает в себя бережливое управление предприятиями, организациями, муниципальными территориями. В этом направлении сейчас работают все развитые страны и, естественно, Россия. 

Белгородская область также не стоит в стороне, активно обучая своих муниципальных служащих методам бережливого управления. То же самое можно сказать и об администрации Новооскольского городского округа, по инициативе которой мы сейчас у вас находимся. Если говорить конкретно, то наши специалисты провели однодневный семинар, в ходе которого ознакомили слушателей с основными понятиями и принципами бережливого управления.

В основе его лежит японская философия корпоративной культуры. Как человек должен чувствовать себя на рабочем месте? Каким образом его организовать, чтобы было удобно и ничто не мешало эффективно работать? Об этом мы говорим на наших занятиях и знакомим слушателей с соответствующими инструментами. В нашу программу включены теоретическая часть – три часовые лекции, и практическая – деловая игра «Фабрика процессов». В ходе её мы проигрываем офисный процесс по приёму и обработке заявлений граждан на получение льгот. В первом раунде – формируем команды, знакомим с должностной инструкцией, ставим задачу – за определённое время обработать 50 заявлений. Не у всех это получается сразу…

После первого раунда, применяя инструменты бережливого управления, с которыми знакомили слушателей в лекционной части, помогаем им составить карты. В них графически отображаем последовательность операций в любом процессе, в любом действии, которые мы выполняем на нашей работе. Находим в этих картах определённые проблемы, иначе называемые потерями. Классифицируем эти потери. Помогаем их исключить или минимизировать. И затем создаём карту улучшенного процесса – как именно следует оптимально его выполнять.

Во втором раунде каждая команда, руководствуясь этой картой, применяет её рекомендации на практике и добивается желаемого результата. В последствие эту методику они могут использовать и в своей повседневной работе.

— Екатерина Андреевна, достаточно ли одного дня занятий, чтобы постичь такую сложную науку, как бережливое управление? К тому же, ваши слушатели – люди разного возраста, уровня образования, профессионального и житейского опыта. Уверены ли вы, что информация, которую вы стремитесь до них донести, попадёт на подготовленную почву и даст реальные ростки новых знаний?

— Обучающие курсы у нас – разноуровневые. Для новичков – базовые, где мы даём им основные понятия и знакомим со специальной терминологией. Для подготовленных, продвинутых слушателей – другая методика. По мере усвоения материала переходим от простых к более сложным темам. Отслеживаем реакцию аудитории. Если есть обратная связь – слушатели активно вступают в диалог с лектором, задают ему вопросы – значит, мы на верном пути.

Что касается времени, которое понадобится каждому конкретному человеку для овладения методами бережливого управления, то это – непрерывный процесс самосовершенствования, который, однажды начавшись, не должен останавливаться и тем белее прекращаться. Мы же даём первоначальный толчок, нацеливаем его на такую работу.

— Как в этом плане вы бы оценили нашу новооскольскую аудиторию?

— С самой положительной стороны! Люди были подготовленные. Мы чувствовали их неподдельный интерес к обсуждаемой теме, встречали понимание её важности и актуальности, желание вникнуть в суть проблемы и овладеть методами её решения. С такой аудиторией приятно работать.

— Насколько «бережливее» становится управление офисными процессами после обучения на ваших семинарах? Располагаете ли вы какими‑то данными на этот счёт? По каким объективным критериям можно об этом судить?

— Каждое муниципальное учреждение и организация разрабатывают, защищают, а затем реализуют конкретные проекты, направленные на повышение эффективности своей деятельности. По их отчётам специалисты нашей академии осуществляют мониторинг и могут судить о том, у кого как обстоят дела. Изменилась ли их работа к лучшему, стала эффективнее и качественнее или осталась на прежнем уровне, судить, в первую очередь, будут простые граждане, которые обращаются в эти учреждения в надежде решить какие‑то свои вопросы и проблемы. Если им не придётся часами ждать в очередях, если нужную им услугу они получат без хамства, волокиты и нервотрёпки, значит наши усилия не пропали даром.

— Спасибо за интересную, содержательную беседу. Мира, добра и благополучия вам и вашим коллегам в наступившем 2020 году, благодарных слушателей и новых успехов и достижений в профессиональной деятельности.

— Спасибо.